Perkembangan
aplikasi komputer dewasa ini mengalami kemajuan yang begitu pesat. Komputer
mampu membantu manusia di berbagai bidang pekerjaan karena memiliki kecepatan
yang dibutuhkan dalam menyajikan informasi, ketelitian, setra keakuratan dalam
memberikan solusi.
Dalam
teknologi peranti lunak, salah satu
teknologi baru yang mulai banyak dimamfaatkan adalah MYOB. Menurut Feroza Ranti
MYOB adalah software akutansi yang berfungsi membantu bagian keuangan dalam
menyusun laporan keuangan, lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan,
pembelian, asset perusahaan bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan
keuangan yang tersimpan secara otomatis dan tersaji secara detail.
Dari
beberapa buku sebagai acuan dapat disimpulkan secara umum pengertian MYOB
adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil dan
menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integarated software). Dikembangkan
pertama kali oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan di
beberapa negara lain seperti di Amerika, Kanada, Selandia Baru dan lainnya.
Hingga kini telah diterbitkan MYOB Accounting, MYOB Premier dan MYOB Basic
Bussinness, MYOB Accounting Plus dan MYOB Just Invoice dengan berbagai versi.
Beberapa
kelebihan MYOB dibandingkan dengan software akuntansi lain:
1.
User Friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang
awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendasar tentang akuntansi.
2.
Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user
3.
Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel
tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan
4.
Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen
dan sumber transaksi
5.
Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang
telah direkomendasikan
6.
Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan)
serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik
FITUR YANG
DISEDIAKAN OLEH MYOB
MYOB dibuat sebagai gabungan
beberapa modul yang disajikan dalam satu paket. Beberapa modul (fitur) gabungan
yang disediakan oleh MYOB yang kemudian digabung salah satu form yang disebut
dengan Command Centre adalah sebagai berikut:
1.
AccountsèMenyediakan
fitur Accounts List, Record Journal Entry.
2.
BankingèMenyediakan
fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register, Reconcile Account, Prepare
Bank Deposit, Print cheque.
3.
SalesèMenyediakan
fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment, Print Invoice.
4.
Time BillingèMenyediakan
fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time Billing Invoice,
Activity Log.
5.
PurchasesèMenyediakan
fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase Order.
6.
InventoryèMeyediakam
fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count Inventory, Adjust
Inventory, Transfer Inventory, Auto Build Inventory.
7.
Card FileèMeyediakan
fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee, Personal.
OTOMATISASI SISTEM PENCATATAN
Semua form yang disediakan oleh
MYOB sudah diotomatiskan dimana suatu angka dalam form tersebut
ditransformulasikan ke sisi debit atau ke sisi kredit, kecuali untuk form
Record Journal Entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam
Transaction Journal, kecuali Card File. Semua form yang sudah diotomatisasi tersebut
dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan di dalam isian form.
Example:
Bagian penjualan cukup mengisikan
formulir Sales Invoice. Yang perlu dimasukkan dalam form tersebut adalah
informasi tentang pembeli (customer), tanggal, nomor invoice, sistem pengiriman
barang, kode dan jenis barang, harga persatuan dan potongan yang mungkin
diberikan. Setelah faktur tersebut dibuat (record) secara otomatis akan
menambah piutang (data pembeli), mengurangi barang yang dijual dan lainnya.
PERSIAPAN DATA AWAL
Berikut beberapa data awal yang
harus Anda sediakan sebelum bekerja dengan MYOB:
1.
Chart of AccountèPengkodean
dan pengelompokan account disebut dengan Chart of Account. Susunlah Chart of
Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting
Principles)/Prinsip-prinsip Akuntansi yang diterima umum.
2.
Job ListèBuatlah dan
tetepkan Job (proyek) perusahaan Anda (jika ada)
3.
Card FileèCatat dan
kelompokkan data customer, supplier, employee dan personal
4.
Item ListèCatat dan
kelompokkan nama barang/jasa yang akan di perjual belikan
5.
Linked AccountèTetapkan
dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account
6.
Opening BalancesèMasukkan
saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job (jika
ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi.
7.
Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda
melakukan berbagai setup awal dengan tuntunan dari MYOB.
MEMBUAT DATA BARU
1)
Klik tombol start
2)
Pilih all program > MYOB Premier >
3)
Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol
akses :
·
Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
·
Create, untuk membuat data perusahaan baru
·
Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah
disediakan
·
What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung
dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi ini
·
Exit, untuk mengakhiri program MYOB
4)
Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create
New Company File.
5)
Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File.
Form ini terbagi menjadi 6 bagian, yaitu: Introduction, Company Information,
Accounting Information, Account List dan Company File
6)
Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol
Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan
data nama dan alamat perusahaan.
7)
Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting
Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing
sebagai berikut:
Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku
Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku
Convertion Month pilihan Bulan Awal
Buku
Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun
8)
Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account
List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan Account:
a. I Would
like to start with one of the last provided by MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type
Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.
b. I Would
like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done
creating my company file
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account
yang telah ada setelah membuat file baru.
c. I Would
like to build my own accounts list one I begin using MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain
sendiri daftar account.
9)
Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant
berikutnya yang menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis
dengan nama direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda
ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik
tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta
ketikkan nama file lalu klik Save.
10) Selanjutnya
komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut.
Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika
muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil.
Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:
·
Setup Assistant : Adalah fitur yang membantu kita
untuk mengendalikan beberapa fungsi contents pada command centre seperti
customize, account, sales, purchase. Jika anda menginginkan beberapa perubahan
cara kerja pada beberapa content tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun,
fungsi yang lazim digunakan sudah sesuai dengan setup yang sudah aktif dan
karenanya tidak perlu diubah lagi..
·
Command Centre : Adalah pusat perintah semua
content (isi) yang disediakan oleh MYOB.
Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase,
inventory, dan cardfile.
LINKED ACCOUNT
Beberapa dari default account tidak
dapat dihapus karena telah terhubung dengan account dan form yang lain (linked
account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor lain.
Ada 3 kelompok linked account yang
harus diisi dan saling berhubungan yaitu:
·
Linked Account yang diisi dari menu Setup
·
Linked Account yang melekat pada Tax Codes
·
Linked Account yang melekat pada Form Item List
èLinked
Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat
melihatnya dengan cara:
a. Klik menu
Setup, pilih Linked Accounts.
b. Linked
Accounts-Accounts & Banking Accounts
Ada 5 linked account dimana
terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form ini sementara 3 account
lainnya dapat diganti dengan account yang lain.
Berikut penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut:
·
Equity Account for Current Earnings
Untuk menampung selisih Laba/Rugi
yang dapat juga dinamakan sebagai Laba Rugi Tahun Berjalan.
·
Equity Account for Retained Earning
Untuk menampung laba/rugi pada
tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku
tahunan.
·
Equity Account for Historical Balancing
Untuk menampung selisih saldo Debit
dan Credit pada saat pengisian data awal.
·
Cheque Account for Undeposited Funds
Account ini untuk menampung
penerimaan dari customer yang berbentuk giro belum jatuh tempo. Jadi sebelum
dana/giro tersebut masih dalam masa kliring dimasukkan dalam account ini.
Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan.
c. Linked
Account-Sales Account
Terbagi menjadi 2 account yang
harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat digunakan.
I. Assets
Account for Tracking ReceivablesèUntuk
menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang Usaha/Piutang
Dagang).
II. Cheque
Account for Customer ReceiptsèUntuk menampung
account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran dari customer.
III. Income
Account for FreightèUntuk
menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari form Sales
Invoice, jika option I charge freight on sales aktif.
IV. Liability
Account for Customer DepositsèUntuk
menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I track
deposit collected from customer aktif
V. Expense or
Cost of Sales Account for DiscountsèUntuk menampung account
Potongan Penjualan yang akan diberikan pada customer, karena membayar hutang
mereka pada masa termin potongan, jika option I give discounts for early
payment diaktifkan.
VI. Income
Account for Late ChargesèUntuk
menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan customer membayar
hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late
payment diaktifkan.
d. Linked
Accounts-Purchases Accounts
Terbagi menjadi 2 Accounts yang
harus diisi dan 4 option account yang dapat digunakan.
I. Liability
Account for Tracking PayablesèUntuk
menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang Usaha/Hutang Dagang)
II. Cheque
Account for Paying BillsèUntuk
menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang pada supplier.
III. Expense for
Cost of Sales Accont for FreightèUntuk
menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form Purchase Invoice,
jika option I pay freight on purchases aktif.
IV. Assets
Account for Supplier DepositsèUntuk
menampung account Uang Muka Pembelian yang dibayar pada supplier, jika option I
track deposit paid to supplier diaktifkan.
V. Expense (or
Contra) Account for DiscountsèUntuk
menampung account Potongan Pembelian yang akan diterima dari supplier karena
kita membayar hutang pada masa termin potongan jika option I take discounts for
early payment diaktifkan
VI. Expense
Account for Late ChargeèUntuk
menampung Beban Denda/Bunga atas keterlambatan kita membayar hutang pada
tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan.
Linked Account yang kedua adalah
yang melekat pada isian Tax Code Information. Dalam setiap jenis Tax Codes yang
ada selalu diisikan 2 jenis Accounts:
a. Linked
Account for Tax Collected
Account ini untuk menampung jumlah
pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan dimasukkan ke dalam Pajak
Keluaran (VAT Out). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia tipe account ini adalah
Current Liabilities.
b. Linked
Account for Tax Paid
Account ini untuk menampung jumlah
pajak yang terdapat fakur pembelian dan akan dimasukkan ke dalam Pajak Masukan
(VAT In). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia, tipe account ini adalah Current
Assets. Jumlah pajak masukan pada akhir bulan dapat dilakukan pengkreditan dan
dialokasikan ke dalam PPN Keluaran. Selisih antara PPN Masukan dan Keluaran
tersebut nantinya akan menjadi Hutang Pajak atau Piutang Pajak.
c. Linked Card
for Tax Authority
Ini bukanlah linked account, tetapi
linked account yang berlaku untuk card file (customer/supplier) tertentu saja.
Linked Account yang ketiga adalah
yang melekat pada isian Item Information. Dalam setiap item yang dibuat
disediakan 3 option:
I Buy This Item : Cost of Sales Account
I Sell This Item : Income Account for
Tracking Sales
I Inventory This Item : Assets Account for Item
Inventory
a.
ost of Sales Account (Harga Pokok Penjualan)
Account ini untuk menampung suatu
item dijual kembali yang menimbulkan kerugian pada perusahaan karena berkurangnya
persediaan. Account ini akan muncul jika option R I Inventory This Item
diaktifkan.
b.
Expense Account for Tracking Cost
Account ini untuk menampung suatu
item jika dibeli akan masuk ke dalam
account beban apa. Account ini akan muncul jika option I Buy This Item
diaktifkan.
c.
Income Account for Tracking Sales
Account ini
untuk menampung suatu jumlah yang tertera pada Sales Invoice.
d.
Assets Account for Item Inventory
Account ini untuk menampung
rekening persediaan barang yang akan mencatat jumlah barang dibeli dan jumlah
barang yang dikeluarkan pada saat
dijual.
No comments:
Post a Comment